W pozycji Kadry i płace | Kadry przechowywana jest pełna informacja o danych personalnych zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców, o ich rodzinach, o zatrudnieniu (etat, umowy zlecenia). Odnotowane zmiany w gromadzonych danych automatycznie tworzą historię zatrudnienia pracownika. Listę pracowników wyświetlamy poprzez wywołanie z menu programu Kadry i płace | Kadry | Pracownicy.
Szybkiego wyszukania pracownika można dokonać poprzez wpisanie pierwszej litery nazwiska.
Ze względu na aktualny charakter zatrudnienia informacja o zatrudnionych osobach wyświetlana jest na listach:
- Pracownicy (pracownicy aktualnie zatrudnieni na etacie),
- Zleceniobiorcy (osoby aktualnie zatrudnione na umowach cywilnoprawnych),
- Niezatrudnieni (osoby kiedyś zatrudnione w firmie),
- Wszyscy (pracownicy, zleceniobiorcy, niezatrudnieni),
- Właściciele (właściciele i osoby współpracujące).
Przy czym wybrana osoba jednocześnie może być wyświetlana na więcej niż jednej liście (na przykład pracownik będący zleceniobiorcą będzie na liście zleceniobiorcy, wszyscy oraz niezatrudnieni).
Na listę osób wszystkich pracownik przenoszony jest automatycznie po rozwiązaniu stosunku pracy.
Wszystkie listy mają charakter dynamiczny. Przywrócenie umowy o pracę spowoduje, że pracownik automatycznie (bez dodatkowej ingerencji użytkownika) zostanie przeniesiony z listy niezatrudnionych na listę pracowników.
Zatrudnienie pracownika na etacie
Aby dodać pracownika należy wejść w Kadry i płace | Kadry | Pracownicy (również: Zleceniobiorcy, Niezatrudnieni, Wszyscy), wybrać polecenie Nowy (Pracownik). Na zakładce Ogólne wymagane jest uzupełnienie następujących pól: Nazwisko, Imię, Kod: Standardowo w tym polu podpowiada się „?‟, co oznacza że po zapisaniu pracownika, do pracownika zostanie przypisany pierwszy wolny pod. Pole to możemy uzupełnić sami wpisując kod nie przypisany jeszcze do żadnego pracownika.
Na zakładce Dane podatkowe przypinamy do pracownika urząd skarbowy, który jest niezbędny do poprawnego tworzenia deklaracji PIT-11, ustalamy wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej oraz wybieramy odpowiednie progi podatkowe.
Zakładka Dane ubezpieczeniowe zawiera ogólne dane ubezpieczeniowe niewynikające bezpośrednio ze stosunku pracy czy zawartej umowy cywilnoprawnej.
Formularz Historia zatrudnienia zawiera historię zatrudnienia pracownika w poprzednich zakładach pracy. Historia zapamiętywana jest w postaci listy miejsc zatrudnienia. Formularz pozwalający na odnotowanie pojedynczego zapisu wywołujemy poleceniem Nowy (Historia zatrudnienia). Pojedynczy zapis opisujący miejsce zatrudnienia to:
- Nazwa i adres zakładu pracy, Okres zatrudnienia, Ostatnio zajmowane stanowisko, Kod wykonywanego zawodu, Tytuł ubezpieczenia. Okres zatrudnienia zapisywany jest w formacie: data od … data do. W przypadku niezakończonych okresów zatrudnienia piszemy: data od …;
- Staż pracy. Na podstawie odnotowanego okresu zatrudnienia naliczany jest staż pracy. Jest on wyświetlany w formacie: lata, miesiące, dni;.
- Okres pracy wliczany do stażu (najczęściej pokrywa się z okresem zatrudnienia);
- Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych,…) pozwala na zmniejszenie stażu o podaną wartość (wpisujemy w formacie: lata, miesiące, dni);
- Staż pracy. Jest to różnica między okresem pracy a wartością korekty;
- Podstawy stażu pracy (wliczać do podstaw). Poszczególne, odnotowane okresy zatrudnienia mogą być grupowane (sumowane) w postaci tak zwanych podstaw. Ten sam okres zatrudnienia może być jednocześnie składnikiem wielu podstaw, np.: Stażu pracy ogółem, Zatrudnienia w szkolnictwie Przypisanie wybranego okresu odbywa się poprzez wybranie z listy odpowiednich podstaw.