Program do obsługi narzędziowni to nowoczesne rozwiązanie służące do wspomagania prowadzenia gospodarki narzędziowej. Dzięki zastosowaniu systemu informatycznego kontrolujemy w sposób efektywny obieg narzędzi w firmie.
- Zarządzanie narzędziami sprowadza się do trzech pytań: co mamy, gdzie to jest i kto za to odpowiada.
- Trzecie pytanie jest najważniejsze — bez przypisanej osoby ewidencja pokazuje wyłącznie skalę strat, a nie ich przyczynę.
- Przeglądy i legalizacje to obowiązek, który przy ewidencji papierowej jest pilnowany dopóty, dopóki ktoś o nim pamięta.
- Częsta i krótka inwentaryzacja daje więcej niż jedna roczna, bo ujawnia braki, gdy da się jeszcze ustalić ich pochodzenie.
Na czym polega zarządzanie narzędziami
Efektywne zarządzanie narzędziami jest istotne dla zapewnienia płynności operacji, minimalizowania przestojów i maksymalizowania produktywności. W tym celu wiele narzędziowni korzysta z systemu do zarządzania narzędziami, takiego jak Studio TCS.net, opracowanego przez SoftwareStudio.
EwidencjaKartoteka egzemplarzy z numerem i historią
OdpowiedzialnośćWydanie imienne z potwierdzeniem odbioru
TerminyPrzeglądy, legalizacja, okres używalności
KontrolaRegularna inwentaryzacja skanerem
Pominięcie drugiego filaru sprawia, że pozostałe trzy pokazują problem, ale nie pozwalają go rozwiązać.
Co dokładnie znika i dlaczego
Straty w gospodarce narzędziowej rzadko wynikają z kradzieży. Znacznie częściej sprzęt zostaje na stanowisku po zakończeniu pracy, trafia do samochodu serwisowego i tam zostaje albo zostaje pożyczony koledze bez odnotowania. Każde z tych zdarzeń z osobna jest drobne, a razem dają one liczbę, która w skali roku bywa zaskakująca.
Wspólną cechą tych sytuacji jest brak momentu, w którym ktoś przyjmuje odpowiedzialność. Dopóki wydanie jest czynnością nieformalną, nie ma też chwili, w której zwrot staje się czyimś obowiązkiem. Dlatego samo policzenie sprzętu niczego nie zmienia — pokazuje skutek, nie przyczynę.
Drugą grupą strat są koszty niewidoczne wprost: zakup narzędzia, które firma już ma, tylko nikt nie wie gdzie, oraz przestój, gdy sprzęt potrzebny natychmiast okazuje się niedostępny. Te pozycje nie pojawiają się w żadnym zestawieniu strat, choć bywają większe od wartości zgubionego sprzętu.
Branże o różnych potrzebach
Program Studio TCS.net jest niezbędny w różnych branżach, takich jak produkcja, budownictwo, remonty oraz montaż. System wspiera zarządzanie narzędziami oraz urządzeniami, co przekłada się na zwiększenie efektywności pracy oraz redukcję kosztów operacyjnych.
| Branża | Co jest najważniejsze | Typowa trudność |
|---|---|---|
| Budownictwo | Sprzęt krążący między budowami, odpowiedzialność brygad | Praca w miejscach bez zasięgu sieci |
| Produkcja | Przyrządy pomiarowe i terminy wzorcowania | Duża liczba wydań w ciągu zmiany |
| Utrzymanie ruchu | Powiązanie sprzętu ze zleceniem naprawy | Wydania poza godzinami pracy narzędziowni |
| Serwis w terenie | Wyposażenie przypisane do pojazdu i technika | Rozliczenie sprzętu, który nie wraca codziennie |
| Energetyka | Sprzęt ochronny z obowiązkowymi badaniami | Formalne konsekwencje przekroczenia terminu |
Zakres wdrożenia bywa różny, choć system jest ten sam. Warto zacząć od obszaru, w którym straty albo ryzyko formalne są największe.
Terminy, których nie wolno przeoczyć
Część sprzętu podlega obowiązkowym badaniom i przeglądom wynikającym z przepisów: sprzęt elektryczny, podnośniki, drabiny, środki ochrony indywidualnej, przyrządy pomiarowe wymagające wzorcowania. Przekroczenie terminu oznacza nie tylko ryzyko techniczne, ale też odpowiedzialność formalną.
Przy ewidencji papierowej terminy są pilnowane tak długo, jak długo pamięta o nich konkretna osoba. Zmiana na stanowisku albo dłuższa nieobecność wystarczają, żeby przegląd wypadł z rytmu, a fakt ten wyszedł na jaw dopiero przy kontroli.
System prowadzi te daty przy egzemplarzu i sygnalizuje je z wyprzedzeniem. Istotniejsza od samego przypomnienia bywa jednak możliwość zablokowania wydania sprzętu po terminie — wtedy przeoczenie nie przekłada się na dopuszczenie do pracy narzędzia bez ważnych badań.
Praca poza siedzibą firmy
Program Studio TCS.net działa online, co umożliwia pracę zdalną. Dzięki temu pracownicy mogą zarządzać narzędziami oraz zasobami z dowolnego miejsca, gdzie mają dostęp do Internetu. System działa przez przeglądarkę internetową, co eliminuje potrzebę instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerze.
Czego oczekiwać od systemu przy pracy poza siedzibą firmy:
- Praca aplikacji bez połączenia z siecią i przesłanie operacji po odzyskaniu zasięgu.
- Wydanie potwierdzane na terminalu, żeby nie wymagało wracania do biura po podpis.
- Dostęp do kartoteki z telefonu, wraz ze zdjęciem i numerem inwentarzowym.
- Rozliczenie sprzętu przypisanego do pojazdu, a nie wyłącznie do osoby.
- Ewidencja wydań międzymagazynowych, gdy sprzęt przechodzi z jednej lokalizacji na drugą.
Ile to kosztuje i co się zwraca
Rachunek warto zacząć od dwóch liczb, które firma zwykle zna: rocznych zakupów narzędzi i czasu traconego na ich szukanie. Pierwsza pokazuje skalę odtwarzania sprzętu, druga — koszt braku informacji o tym, gdzie sprzęt się znajduje.
Do tego dochodzą pozycje trudniejsze do wyliczenia: przestoje z powodu niedostępnego narzędzia, naprawy wynikające z niewłaściwego użytkowania oraz zakupy dublujące sprzęt już posiadany. Nawet zgrubne oszacowanie tych trzech pozycji zwykle przewyższa koszt wdrożenia ewidencji.
Po stronie nakładów liczy się nie tylko licencja, ale też oznaczenie sprzętu, czytniki i czas potrzebny na pierwszy spis. Ten ostatni element bywa niedoszacowany — wprowadzenie kilkuset egzemplarzy do kartoteki to praca na kilka dni, którą trzeba komuś wyznaczyć.
Specyfika zakładu produkcyjnego
Zarządzanie narzędziami w firmie produkcyjnej jest istotne dla zapewnienia sprawnego i efektywnego procesu produkcji. W ramach zarządzania narzędziami należy zapewnić odpowiednią ilość narzędzi o odpowiedniej jakości i w odpowiednim stanie technicznym, a także dbać o ich regularne serwisowanie i konserwację.
W firmie produkcyjnej warto rozważyć zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania narzędziami, które umożliwia m.in.:
Warto również zadbać o odpowiednie oznakowanie narzędzi, aby ułatwić ich identyfikację oraz przeprowadzać regularne inwentaryzacje, które pomogą uporządkować bazę narzędzi i wykryć ewentualne braki lub zniszczenia. Ważne jest też, aby pracownicy byli odpowiednio szkoleni w zakresie korzystania z narzędzi oraz wiedzieli, jak postępować w przypadku ich uszkodzenia lub zagubienia.