Awizacje VSS.net – platforma YMS do zarządzania dostawami i ruchem pojazdów w magazynie

Studio VSS.net to platforma YMS firmy SoftwareStudio do awizacji transportów, zarządzania ruchem na placu i kontroli wjazdów. System automatyzuje rezerwację okien czasowych, integruje się z WMS i obsługuje LPR przy bramie.

Awizacje VSS.net – system YMS do zarządzania dostawami w magazynie

Studio VSS.net to platforma YMS (Yard Management System) firmy SoftwareStudio, która kompleksowo obsługuje awizację transportów, zarządzanie ruchem pojazdów na placu i kontrolę wjazdów. System integruje się z WMS, automatyzuje przydział ramp i okien czasowych oraz eliminuje papierową ewidencję przy bramie.

• Awizacja dostaw online. Przewoźnicy i spedytorzy samodzielnie rezerwują okna czasowe przez Internet, bez angażowania pracowników magazynu – system automatycznie blokuje podwójne rezerwacje tego samego slotu na tej samej rampie.
• Integracja awizacji z systemem WMS. Dane każdego zgłoszenia trafiają do systemu magazynowego z chwilą potwierdzenia awizacji, co uruchamia przygotowanie lokacji i zadań dla operatorów jeszcze przed przyjazdem pojazdu na teren zakładu.
• Okna czasowe dla operacji magazynowych. Rezerwacja slotów rozładunkowych równomiernie rozkłada ruch przez cały dzień roboczy, eliminuje spiętrzenia dostaw i skraca czas oczekiwania kierowców do minimum.
• Rozpoznawanie tablic rejestracyjnych LPR/ANPR. Kamery przy wjazdach automatycznie odczytują numery rejestracyjne, porównują je z listą awizowanych wizyt w systemie YMS i otwierają szlaban bez udziału pracownika ochrony.
• Kiosk samoobsługowy dla kierowców. Kierowca skanuje kod QR z awizacji, potwierdza dane pojazdu i ładunku, a brama otwiera się automatycznie po pozytywnej weryfikacji – pracownik ochrony zachowuje pełny wgląd na monitorze dyżurki.
• Moduł kontroli bramy i ewidencji wjazdów. Każde zdarzenie wjazdowe i wyjazdowe jest rejestrowane automatycznie z datą, godziną i zdjęciem pojazdu, bez udziału pracownika – historia zdarzeń dostępna jest do przeszukiwania bez ograniczeń czasowych.
• Aplikacja kalendarza awizacji dla dyspozytora. Widok dzienny lub tygodniowy z podziałem na rampy umożliwia przenoszenie rezerwacji metodą przeciągnij-i-upuść, a statusy awizacji oznaczone kolorami pozwalają ocenić stan operacji jednym rzutem oka.
• Zarządzanie placem manewrowym i parkingiem. System kieruje ruchem pojazdów na terenie obiektu, wspierając automatyczną obsługę szlabanów, wag i czytników RFID w procesie przyjęć i wydań.
• Zdalna obsługa kierowców przez aplikacje mobilne i SMS. Kierowcy zgłaszają przyjazdy, otrzymują instrukcje dotyczące parkowania i potwierdzają wykonanie operacji bez konieczności bezpośredniego kontaktu z dyspozytornią.
• Cyfrowe podpisywanie dokumentów na tablecie. Elektroniczna obsługa dokumentacji przy awizacji przyspiesza cały proces i eliminuje obieg papierowy, wspierając ekologiczne podejście do zarządzania dokumentami.
• Awizacja dostaw do centrum logistycznego z wieloma kontrahentami. Konfigurowalny formularz zgłoszeniowy obsługuje różne grupy towarowe – towary niebezpieczne, ładunki wymagające kontroli temperatury, standardowe palety – z automatycznym egzekwowaniem reguł akceptacji.

YMS (Yard Management System)

Yard Management System to system informatyczny do zarządzania ruchem pojazdów na terenie magazynu, centrum dystrybucji lub zakładu produkcyjnego. Obejmuje kontrolę wjazdów i wyjazdów, przydział ramp rozładunkowych, zarządzanie parkingiem oraz monitorowanie pozycji pojazdów na placu manewrowym. W przeciwieństwie do WMS, który skupia się na operacjach wewnątrz magazynu, YMS kontroluje wszystko, co dzieje się przed bramą i na terenie zewnętrznym obiektu. Wdrożenie YMS skraca czas obsługi dostaw, eliminuje kolejki przy bramie i poprawia płynność pracy ramp załadunkowych.

Awizacja transportu

Awizacja to proces wcześniejszego zgłaszania i rejestrowania planowanych przyjazdów pojazdów do magazynu lub centrum logistycznego. Polega na rezerwacji konkretnego okna czasowego i rampy rozładunkowej przez przewoźnika lub spedytora, co umożliwia magazynowi przygotowanie personelu, sprzętu i miejsca odkładczego przed faktycznym przyjazdem pojazdu. Bez systemu awizacji dostawy są obsługiwane w kolejności zgłoszeń, co prowadzi do spiętrzeń ruchu i nieefektywnego wykorzystania zasobów. Awizacja elektroniczna przez Internet zastępuje telefoniczne uzgadnianie terminów i arkusze kalkulacyjne jednym centralnym rejestrem dostępnym dla wszystkich zaangażowanych stron.

Okno czasowe (slot)

Okno czasowe, określane też jako slot, to zarezerwowany przedział godzinowy, w którym konkretny pojazd ma prawo wjazdu na teren magazynu i dostępu do przydzielonej rampy załadunkowej lub rozładunkowej. System awizacyjny automatycznie blokuje możliwość podwójnej rezerwacji tego samego okna na tej samej rampie, zapobiegając konfliktom w harmonogramie. Zarządzanie oknami czasowymi pozwala równomiernie rozłożyć ruch dostawczy przez cały dzień roboczy, eliminując charakterystyczne spiętrzenia w pierwszych godzinach. Spedytor rezerwuje slot samodzielnie przez Internet bez angażowania pracowników magazynu.

LPR/ANPR (rozpoznawanie tablic rejestracyjnych)

LPR (License Plate Recognition) lub ANPR (Automatic Number Plate Recognition) to technologia automatycznego odczytu numerów rejestracyjnych pojazdów z obrazów kamer zamontowanych przy wjazdach i wyjazdach z obiektu. W systemie YMS kamery skanują przejeżdżające pojazdy, a oprogramowanie porównuje odczytane numery z listą awizowanych wizyt i automatycznie otwiera szlaban dla pojazdów z potwierdzoną awizacją. Technologia ta eliminuje konieczność ręcznej weryfikacji dokumentów przy bramie, przyspiesza wjazd pojazdów i redukuje ryzyko pomyłek w identyfikacji. LPR/ANPR dostarcza również dokładnych danych o czasach pobytu pojazdów na placu, co jest niezbędne do audytów i analiz operacyjnych.

Integracja YMS z systemem WMS

Połączenie systemu YMS z WMS (Warehouse Management System) umożliwia automatyczną synchronizację danych o planowanych dostawach bezpośrednio z poziomu awizacji do systemu magazynowego, bez ręcznego przepisywania informacji. Z chwilą potwierdzenia awizacji WMS uruchamia przygotowanie lokacji odkładczych, rezerwuje sprzęt i przydziela zadania operatorom na konkretną rampę jeszcze przed przyjazdem pojazdu. Dzięki tej integracji czas obsługi każdej dostawy skraca się o kilkanaście do kilkudziesięciu minut, a obciążenie personelu rozkłada się zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. Eliminacja ręcznego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów redukuje ryzyko błędów i oszczędza czas dyspozytorów.

System YMS do awizacji i zarządzania placem

Tabela poniżej zestawia funkcjonalności platformy Studio VSS.net z ich bezpośrednim przełożeniem na operacje logistyczne i korzyści biznesowe. Dzięki temu zestawieniu menedżerowie magazynów i dyrektorzy logistyki mogą szybko ocenić, które obszary YMS przynoszą największy zwrot z inwestycji.

Funkcjonalność	Opis działania	Korzyść operacyjna	Wpływ na firmę
Integracja YMS z WMS	Dane awizacji trafiają do systemu magazynowego natychmiast po potwierdzeniu zgłoszenia	Lokacje i zadania dla operatorów są przygotowane przed przyjazdem pojazdu	Skrócenie czasu obsługi przyjęcia o kilkadziesiąt procent
Awizacja dostaw online	Przewoźnicy samodzielnie rezerwują okna czasowe przez Internet, system blokuje podwójne rezerwacje	Wyeliminowanie telefonicznej koordynacji dostaw i błędów w harmonogramie	Odciążenie dyspozytorów i redukcja kosztów administracyjnych
Okna czasowe dla ramp	Rezerwacja slotów rozładunkowych równomiernie rozkłada ruch przez cały dzień roboczy	Eliminacja spiętrzeń dostaw i skrócenie czasu oczekiwania kierowców	Wyższe wykorzystanie ramp i wzrost przepustowości magazynu
Rozpoznawanie tablic LPR/ANPR	Kamery przy wjazdach automatycznie odczytują numery rejestracyjne i weryfikują je z listą awizacji	Szlaban otwiera się bez udziału pracownika ochrony	Obniżenie kosztów obsługi bramy i eliminacja błędów identyfikacji pojazdów
Kiosk samoobsługowy dla kierowców	Kierowca skanuje kod QR, potwierdza dane pojazdu i ładunku, brama otwiera się automatycznie	Zero czasu oczekiwania na odprawę przy jednoczesnym pełnym nadzorze dyżurki	Poprawa doświadczenia przewoźnika i przyspieszenie obrotu pojazdów
Ewidencja wjazdów i wyjazdów	Każde zdarzenie rejestrowane automatycznie z datą, godziną i zdjęciem pojazdu	Pełna historia zdarzeń dostępna bez ograniczeń czasowych	Wsparcie audytów, reklamacji i rozliczeń z przewoźnikami
Kalendarz awizacji dla dyspozytora	Widok dzienny i tygodniowy z podziałem na rampy, przenoszenie rezerwacji metodą przeciągnij-i-upuść	Ocena stanu operacji jednym rzutem oka dzięki kolorowym statusom awizacji	Szybsze reagowanie na zmiany i lepsza koordynacja między działami
Zarządzanie placem i parkingiem	System kieruje ruchem pojazdów na terenie obiektu, obsługuje szlabany, wagi i czytniki RFID	Automatyczna obsługa przyjęć i wydań bez manualnej interwencji	Wzrost bezpieczeństwa na placu i redukcja czasu manewrów pojazdów
Cyfrowe dokumenty i obsługa mobilna	Kierowcy zgłaszają przyjazdy przez SMS lub aplikację, dokumenty podpisywane elektronicznie na tablecie	Eliminacja obiegu papierowego i bezpośredniego kontaktu z dyspozytornią	Obniżenie kosztów administracyjnych i wsparcie polityki ekologicznej firmy

Operatorzy logistyczni i firmy 3PL

• Automatyczna rezerwacja slotów przez przewoźników eliminuje potrzebę utrzymywania dedykowanego zespołu do koordynacji awizacji telefonicznych.
• Integracja z systemem WMS skraca cykl przyjęcia towaru – lokacje i zadania są gotowe zanim ciężarówka wjedzie na plac.
• Historia wjazdów ze zdjęciami pojazdu upraszcza rozpatrywanie roszczeń przewoźników i sporów dotyczących czasu obsługi.
• Konfigurowalny formularz awizacji obsługuje różne grupy towarowe – towary niebezpieczne, ładunki chłodnicze i standardowe palety – z automatycznym egzekwowaniem reguł akceptacji.

Zakłady produkcyjne i centra dystrybucyjne

• Równomierne rozłożenie dostaw przez okna czasowe eliminuje spiętrzenia przy bramie i stabilizuje obciążenie ramp przez cały dzień.
• Rozpoznawanie tablic rejestracyjnych LPR/ANPR umożliwia bezkontaktową odprawę pojazdów dostawczych bez angażowania pracownika ochrony.
• Zarządzanie placem manewrowym z obsługą wag i czytników RFID wspiera automatyczną ewidencję przyjęć i wydań surowców.
• Cyfrowe podpisywanie dokumentów dostawczych na tablecie przyspiesza proces przyjęcia i redukuje ryzyko zagubienia dokumentów papierowych.

Sieci handlowe i centra logistyczne z wieloma kontrahentami

• Jeden system obsługuje rezerwacje od dziesiątek różnych dostawców jednocześnie, bez ryzyka kolizji terminów na tej samej rampie.
• Kiosk samoobsługowy skraca czas odprawy kierowcy do minimum – weryfikacja przez kod QR trwa kilkanaście sekund.
• Kolorowy kalendarz awizacji z widokiem na wszystkie rampy pozwala dyspozytorowi zarządzać logistyką całego centrum bez arkuszy kalkulacyjnych.
• Automatyczna ewidencja wjazdów i wyjazdów zapewnia pełną rozliczalność operacji przy bramie, co jest niezbędne w środowiskach z audytami zewnętrznymi.

Firmy wdrażające politykę zrównoważonego rozwoju

• Eliminacja papierowej dokumentacji przy bramie i w procesie awizacji wspiera cele ESG i zmniejsza ślad węglowy operacji magazynowych.
• Zdalna obsługa kierowców przez SMS i aplikacje mobilne ogranicza niepotrzebne przestoje silników na placu manewrowym.
• Optymalne rozłożenie ruchu pojazdów przez system slotów zmniejsza emisję spalin związaną z oczekiwaniem w kolejce do bramy.
• Cyfrowy obieg dokumentów awizacyjnych i elektroniczne podpisy redukują zużycie papieru w całym łańcuchu dostaw.

Kierowca czeka 40 minut przed szlabanem, telefon dyspozytora nie milknie, a rampa numer trzy stoi pusta – to codzienna rzeczywistość magazynów bez systemu awizacji. Studio VSS.net eliminuje ten scenariusz u źródła: przewoźnicy rezerwują okna czasowe samodzielnie przez Internet, a cały ruch na placu odbywa się według harmonogramu, który magazyn kontroluje z poziomu przeglądarki.

Nasze rozwiązanie klasy YMS (Yard Management System) obsługuje pełen cykl – od rezerwacji slotu przez spedytora, przez automatyczne odczytanie tablicy rejestracyjnej przy wjeździe, aż po cyfrowe podpisanie dokumentów przy rampie. Integracja z systemem WMS sprawia, że dane każdej awizacji trafiają do magazynu jeszcze przed przyjazdem pojazdu, uruchamiając przygotowanie lokacji i zadań dla operatorów.

Czym jest system YMS i jak działa awizacja w Studio VSS.net

System YMS (Yard Management System) to oprogramowanie do zarządzania ruchem pojazdów na terenie obiektu logistycznego – od rezerwacji terminu dostawy przez spedytora, przez kontrolę wjazdu, aż po obsługę rampy i rejestrację wyjazdu. Studio VSS.net realizuje ten proces w całości cyfrowo: spedytor wypełnia formularz przez Internet, system blokuje slot na wybranej rampie, a magazyn zyskuje harmonogram dostaw z wyprzedzeniem niezbędnym do sprawnego przygotowania operacji. Efektem jest skrócenie czasu oczekiwania kierowców i eliminacja spiętrzeń w godzinach szczytu.

Formularz awizacji w naszym systemie jest konfigurowalny pod konkretny obiekt – obsługuje towary niebezpieczne ADR, ładunki wymagające kontroli temperatury, standardowe palety oraz kontenery. Reguły akceptacji są egzekwowane automatycznie podczas wypełniania zgłoszenia: system odrzuca rezerwacje niekompletne lub niezgodne z harmonogramem przyjęć, zanim trafią do kolejki dispozytora. Każda awizacja otrzymuje unikalny kod QR, który kierowca okazuje przy kiosku samoobsługowym lub skanuje w aplikacji mobilnej.

Widok kalendarza awizacji dla dyspozytora prezentuje doby lub tygodnie z podziałem na rampy. Rezerwacje oznaczone są kolorami statusów – oczekująca, potwierdzona, w realizacji, zakończona – co pozwala ocenić stan operacji jednym spojrzeniem na monitor. Przenoszenie rezerwacji metodą przeciągnij-i-upuść zajmuje sekundy i natychmiast aktualizuje powiadomienie dla przewoźnika. To samo narzędzie obsługuje planowanie przepustowości bram z uwzględnieniem czasu obsługi każdego typu ładunku, co zapobiega sytuacji, w której fizyczna rampa jest zajęta, mimo że w kalendarzu widnieje jako wolna.

Automatyczna kontrola wjazdu z rozpoznawaniem tablic LPR/ANPR

Kamery przy wjazdach odczytują numery rejestracyjne pojazdów i porównują je z listą awizowanych wizyt w czasie rzeczywistym. Jeśli pojazd figuruje w systemie, szlaban otwiera się bez udziału pracownika ochrony – cały proces trwa kilka sekund. W przypadku braku awizacji lub niezgodności danych system wyświetla komunikat na monitorze dyżurki i zatrzymuje wjazd do czasu ręcznej decyzji operatora.

Kiosk samoobsługowy dla kierowców to uzupełnienie modułu LPR/ANPR dla obiektów, w których kamera nie pokrywa wszystkich wjazdów lub pojazd nie figuruje w bazie tablic. Kierowca skanuje kod QR z awizacji, potwierdza dane pojazdu i ładunku na ekranie dotykowym, a brama otwiera się po pozytywnej weryfikacji. Pracownik ochrony zachowuje pełny podgląd każdego zdarzenia na monitorze dyżurki, a wszystkie wjazdy i wyjazdy są rejestrowane automatycznie z datą, godziną i zdjęciem pojazdu. Historia zdarzeń jest dostępna do przeszukiwania bez ograniczeń czasowych i stanowi gotowy materiał do audytów bezpieczeństwa.

Dla obiektów obsługujących transport wielu kontrahentów jednocześnie moduł kontroli bramy zarządza ruchem na terenie całego placu manewrowego – kieruje pojazdy do właściwych stref rozładunkowych, obsługuje wagi i czytniki RFID, rejestruje każdy przejazd wewnętrzny. Dane z placu trafiają do systemu magazynowego i uzupełniają dokumentację przyjęcia lub wydania.

Integracja awizacji z systemem WMS i ERP

Moment potwierdzenia awizacji przez dyspozytora to sygnał startowy dla magazynu. Studio VSS.net przekazuje dane zgłoszenia do systemu WMS: numer awizacji, typ towaru, przewidywaną ilość palet, rampę i okno czasowe. System magazynowy może na tej podstawie wygenerować zadania dla operatorów, zarezerwować lokacje i przygotować sprzęt – zanim pojazd dojedzie do obiektu. Eliminuje to kilkunastominutowe przestoje, które dotychczas wynikały z konieczności ręcznego wprowadzania danych przy rampie po przybyciu kierowcy.

Nasza integracja z systemami ERP obejmuje zarówno kierunek przekazywania awizacji do systemu zakupowego lub sprzedażowego, jak i zwrotne pobieranie planów dostaw z ERP do kalendarza VSS.net. Dzięki temu dyspozytor widzi w jednym miejscu zarówno awizacje złożone przez przewoźników przez Internet, jak i dostawy zaplanowane automatycznie na podstawie zamówień zakupu. Obsługujemy integracje z enova365, SAP, Wapro MAG i innymi systemami ERP przez standardowe API.

Studio VSS.net dostępne jest zarówno jako wdrożenie w chmurze SaaS, jak i instalacja on-premise w infrastrukturze klienta. Model SaaS umożliwia uruchomienie systemu bez inwestycji w serwery i zapewnia ciągłość działania z Disaster Recovery Plan. Ceny licencji oparte są na modelu subskrypcyjnym, co eliminuje jednorazowe koszty wdrożenia i pozwala na skalowanie liczby użytkowników wraz z rozwojem obiektu.

Mobilna obsługa kierowców i cyfrowy obieg dokumentów przy rampie

Aplikacja mobilna dla kierowców działa na smartfonach bez instalacji – wystarczy link przesłany SMS-em lub mailem po potwierdzeniu awizacji. Przez aplikację kierowca zgłasza przyjazd na teren obiektu, otrzymuje instrukcję dojazdu do właściwej rampy i potwierdza wykonanie rozładunku lub załadunku. Cała komunikacja odbywa się bez angażowania dyspozytorni – kierownik magazynu widzi statusy wszystkich pojazdów na placu w jednym widoku.

Powiadomienia SMS to drugi kanał komunikacji z kierowcami – szczególnie przydatny dla przewoźników nieposługujących się smartfonem lub pracujących w strefach bez dostępu do Internetu. System wysyła automatyczne SMS-y przy zbliżającym się oknie czasowym, przy zmianie rampy i po zakończeniu obsługi. Wielojęzyczna obsługa komunikatów – polski, angielski, niemiecki, ukraiński – eliminuje bariery językowe w komunikacji z kierowcami z różnych krajów.

Cyfrowe podpisywanie dokumentów na tablecie przy rampie zamyka obieg papierowy przy awizacji. Kierowca podpisuje dokument przyjęcia lub wydania elektronicznie, podpis jest rejestrowany w systemie z datą, godziną i lokalizacją rampy, a kopia dokumentu PDF trafia automatycznie na adres e-mail przewoźnika i do archiwum systemu. Dokumentacja jest dostępna online natychmiast po zakończeniu operacji – bez skanowania, bez segregatorów, bez ryzyka zagubienia. Firmy zainteresowane wdrożeniem systemu YMS lub integracją VSS.net z posiadanym oprogramowaniem magazynowym lub ERP mogą skontaktować się z nami przez formularz na stronie SoftwareStudio – przedstawimy zakres wdrożenia i szacunkowy czas uruchomienia systemu.