Tabela _licznik w bazie danych SQL Server

Wykaz kolumn tabeli

Kolumna	Typ	Wymagana	Znaczenie
Zakres numeracji
FIRMA	varchar(20) tekst do 20 znaków	tak	Kod firmy
PRX	varchar(5) tekst do 5 znaków	tak	Identyfikator rodzaju dokumentu PRX stanowi część numeru dokumentu
TYP	varchar(5) tekst do 5 znaków	tak	Typ dokumentu stanowi część numeru dokumentu
ROK	varchar(4) tekst do 4 znaków	tak	Symbol roku do numeracji
MIESIAC	varchar(2) tekst do 2 znaków	nie	Miesiąc, którego dotyczy numeracja
ROLASYS	varchar(3) tekst do 3 znaków	nie	Identyfikator roli
Stan i opis
NUMER	int liczba całkowita	tak	Ostatni numer dokumentu w ramach danego rodzaju i typu w danym roku
OPIS	varchar(35) tekst do 35 znaków	tak	Opis przeznaczenia numeru dokumentu
AKTYWNE	bit wartość logiczna 0/1	tak	Oznacznie czy dany wiersz tabeli jest aktywny
ID_LICZNIK	int liczba całkowita	tak	Unikalny identyfikator wiersza tabeli
Okres obowiązywania
TERMINDO	date data	tak	Data ważności numeracji

Indeksy zdefiniowane na tabeli

Indeks	Kolumny	Rodzaj
PK__licznik	ID_LICZNIK	klucz główny
PRX_TYP_DOK	PRX, TYP, ROK	zwykły
TERMINDO	TERMINDO	zwykły
TYP_PRX	TYP, PRX	zwykły

Indeks PRX_TYP_DOK obejmuje kolumny w kolejności, w jakiej zawężany jest zakres przy nadawaniu numeru. Indeks na TERMINDO służy czemu innemu — pozwala tanio odpytać, które zakresy tracą ważność, i założyć nowe przed końcem roku, zanim wystawienie dokumentu stanie się niemożliwe.

Skąd biorą się zdublowane numery dokumentów

Powtórzony numer dokumentu to problem, który ujawnia się zwykle dopiero w księgowości i bywa kłopotliwy do naprawienia. Przyczyny są nieliczne i dobrze rozpoznane.

Trzy pierwsze przyczyny da się wykluczyć raz na zawsze; czwarta wymaga procedury sprawdzającej po każdym odtworzeniu bazy.

Wykrycie duplikatu jest łatwiejsze niż jego naprawa. Zmiana numeru dokumentu, który trafił już do kontrahenta albo do systemu księgowego, wymaga korekty poza systemem, dlatego warto raczej zapobiegać — regularnym sprawdzeniem, czy najwyższy numer użyty w dokumentach zgadza się ze stanem licznika.

Jak korzystać z tabeli w praktyce

Przy utrzymaniu numeracji dokumentów obowiązują następujące zasady:

• Pobieraj numer w transakcji obejmującej odczyt i zapis, z blokadą wiersza licznika — to jedyna skuteczna ochrona przed duplikatem.
• Zakładaj zakresy na kolejny rok z wyprzedzeniem; brak aktywnego licznika uniemożliwia wystawienie dokumentu, zwykle pierwszego dnia roboczego stycznia.
• Kontroluj kolumnę TERMINDO zapytaniem cyklicznym, zamiast czekać na zgłoszenie użytkownika.
• Nie zmieniaj kolumny NUMER bez sprawdzenia najwyższej wartości faktycznie użytej w dokumentach danego typu.
• Wypełniaj kolumnę OPIS — przy kilkudziesięciu zakresach to jedyny sposób odróżnienia, który do czego służy.
• Po odtworzeniu bazy z kopii zweryfikuj stan wszystkich liczników przed dopuszczeniem użytkowników do pracy.

Kontrola zakresów numeracji tracących ważność w ciągu najbliższych dwóch miesięcy:

SELECT  FIRMA,
        PRX,
        TYP,
        ROK,
        OPIS,
        NUMER    AS OSTATNI_UZYTY,
        TERMINDO,
        DATEDIFF(DAY, GETDATE(), TERMINDO) AS DNI_DO_KONCA
FROM    dbo._licznik
WHERE   AKTYWNE = 1
  AND   TERMINDO <= DATEADD(MONTH, 2, GETDATE())
ORDER BY TERMINDO;

Uruchamiane cyklicznie, to zapytanie zapobiega najczęstszej awarii związanej z numeracją — brakowi aktywnego zakresu na początku nowego roku.

Numeracja dokumentów należy do mechanizmów, o których nikt nie myśli, dopóki działają. Dwa zapytania kontrolne uruchamiane raz w miesiącu — jedno o wygasające zakresy, drugie o zgodność stanu liczników z dokumentami — wystarczą, żeby tak pozostało.

Powiązane tabele i dokumentacja

Numeracja łączy się z definicjami dokumentów i uprawnieniami, które decydują o dostępie do poszczególnych zakresów: